Procedure for nye medlemmer

Prøvemedlemsskab
Når en institution henvender sig til ét af de andre medlemsinstitutioner eller til projektkoordinatoren, kan vi selvfølgelig alle sammen fortælle om danskebilleder. Men vilkårene for medlemskab og de økonomiske aftaler henvises til Gentofte/ John Nørskov Hansen.

Nye institutioner tildeles et prøvemedlemsskab i 3 måneder. Senest efter 3 måneder skal institutionen have taget stilling til medlemskab af foreningen. Ønsker institutio-nen ikke medlemskab lukkes for password og adgang til Danske Billeder uden om-kostninger for institutionen. Ønsker Institutionen medlemskab betales indskud og kontingent som fastsat på generalforsamlingen fra den dag prøvemedlemskabet er påbegyndt. Kontingentet reguleres det første medlemsår, således at institutionen be-taler en forholdsmæssig andel af årskontingentet svarende til antal måneder medlemskabet omfatter.

Man kan sige at institutionen er oprettet som medlem, men kan vente med det endelige tilsagn i op til 3 måneder, hvor de kan prøve systemet af.

Med prøvepasword følger ca. 1-2 timers forevisning/forklaring af administrations-delen samt registrerings- og katalogiseringsdelen. Manualen ligger jo online.

Det er projektkoordinatoren, der er ansvarlig for denne introduktion til nye medlemmer. Men det forventes at gamle medlemmer hjælper nye medlemmer, således at projekt-koordinatoren kan uddelegere opgaven til en person fra den nærmeste medlems-institution. Den person, der står for introduktionen til det nye medlem, vil være kon-taktperson i de første 3 måneder, ligesom det forventes at vedkommende kontakter institutionen indimellem for at høre, hvordan det går. John Nørskov Hansen kontakter også lederen med henblik på at få en aftale om medlemskab af danskebilleder.

Oprettelse af en institution ( såvel prøvemedlemskab som almindelig medlemskab )

Følgende 3 Serveradministratorer kan oprette:
Gentofteserveren: Anette Flügge
Herningserveren: Poul Erik Høy
Projektkoordinator: Kirsten Dyhrberg Grønne

Serveradministratoren opretter den nye institution i administrationsdelen for serveren, dvs. Skb. 611 "Institutioner" og på Skb. 612 "Brugere på de enkelte institutioner", hvor institutionens arkivadministrator oprettes med ret til at redigere alle poster fra pågældende institution. Husk institutionsdata er meget sensitive.

Serveradministratoren opretter institutionens første post. Der skal lægges data ind i alle felter i Skb. 111 Registrering og Skb. 112 Katalogisering. Husk at "samsøgnin-gen" mellem institutionerne ikke virker, dersom der mangler data i blot et enkelt felt. Følgende billedfil anvendes: Billede til katalogisering af 1 post.jpg

Man kan oprette sig selv som bruger for institutionen, på den måde er det nemmere at hjælpe.
Anette Flügge føjer institutionen til maillisten på informationssiden og kontakter Indeks Data, som sætter institutionen på forside-menuen.

Undervisning
Arkivadministratoren undervises i brugen af Administration for de enkelte institutioner, skb. 620. Undervisningen foretages af den, der har oprettet institutionen evt. pr . telefon eller af projektkoordinatoren.

I løbet af den første måned efter betaling til foreningen tilbydes institutionen et 4-timers kursus i at registrere og katalogisere fotografier til danskebilleder. Underviser vil være projektkoordinator eller én fra den nærmeste medlemsinstitution. Vedkommende er samtidig kontaktperson til den nye institution, hvis de har brug for hjælp i det første halve år.

Det er projektkoordinatoren, der er ansvarlig for undervisninigen af nye medlemmer.

8. marts 2004 / 26. juli 2004 / Kirsten Dyhrberg Grønne